10 tuyệt chiêu excel cho kế toán quản trị

Trong công việc của kế toán nói chung và kế toán quản trị nói riêng, việc sử dụng Excel để làm công cụ tính toán và phân tích là rất cần thiết và cũng cần nhiều tính năng excel nâng cao hơn là excel cơ bản. Mình xin giới thiệu các bạn 10 tuyệt chiêu excel cho kế toán quản trị thông dụng nhất:

1. Sử dụng PivotTable để tổng hợp và phân tích dữ liệu

PivotTable là một công cụ mạnh nhất của excel để trích lọc, tổng hợp và phân tích dữ liệu phục vụ cho công việc báo cáo. Nếu bạn làm kế toán, đặc biệt là kế toán quản trị thì không thể bỏ qua công cụ này.
Cách sử dụng công cụ PivotTable mình đã có viết một bài hướng dẫn cụ thể, bạn có thể xem tại đây: Hướng dẫn sử dụng PivotTable

2. Cố định công thức với trường tham chiếu tuyệt đối ($)

Mặc định Excel sử dụng tham chiếu tương đối cho các công thức, nghĩa là khi bạn copy công thức sang ô khác, các tham chiếu trong công thức sẽ bị di chuyển tương ứng.
Tuy nhiên, trong rất nhiều trường hợp, bạn muốn cố định một hay một vài tham chiếu khi copy công thức sang ô mới. Trong trường hợp này bạn cần phải sử dụng trường tham chiếu tuyệt đối trong công thức ($)
Để sử dụng tham chiếu tuyệt đối trong công thức, bạn chỉ việc thêm dấu “$” và tham chiếu bằng cách nhấn F4 để cố định dòng, cột. Mỗi lần nhấn F4 các bạn sẽ có các loại tham chiếu tuyệt đối sau:
• $A$1: Cột và dòng sẽ được cố định khi copy công thức (nhấn F4 1 lần)
• A$1: Dòng sẽ được cố định khi copy công thức (nhấn F4 2 lần)
• $A1: Cột sẽ được cố định khi copy công thức (nhấn F4 3 lần)

3. Sử dụng Data Validation để nhập liệu hiệu quả

Data Validation là một công cụ tuyệt vời của excel mà bạn không thể bỏ qua. Nó giúp cho bạn nhập liệu nhanh, hiệu quả và tránh sai sót, đặc biệt là khi bảng tính của bạn được thao tác bởi nhiều người. Mình đã có một bài hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Data validation, bạn xem chi tiết tại đây: Sử dụng Data Validation để nhập liệu nhanh và tránh sai sót

4. Hiển thị những dữ liệu cần thiết với Watch Window

Công cụ Watch Window thật sự hữu ích khi bạn làm việc với những bảng tính lớn, có nhiều worksheet, nhiều workbook. Nó trang bị cho bạn 1 màn hình giúp bạn tra cứu nhanh những thông tin cần thiết mà không cần phải chuyển qua lại giữa các cửa sổ, giúp bạn thao tác nhanh hơn rất nhiều.
Để tạo một Watch Window, các bạn chọn những vùng dữ liệu cần hiển thị trên Watch Window, sau đó vào Formulas, chọn Watch Window. Lập lại tương tự nếu bạn muốn thêm những dữ liệu từ các worksheet, workbook khác.

5. Đánh dấu những dữ liệu quan trọng với conditional formatting

Conditional formatting (định dạng theo điều kiện) là một công cụ cực kỳ hữu ích cho kế toán. Bạn có thể dùng nó để tự động làm nỗi bật những ô chứa 1 giá trị nào đó, dữ liệu bị trùng lắp hay chứa 1 ký tự nào đó….
Cách sử dụng conditional formatting mình đã viết một bài chi tiết, các bạn xem ở đây nhé: Sử dụng Conditional Formatting

6. Đặt tên công thức bằng named ranges

Nếu bạn sử dụng những không thức phức tạp thì hãy đặt cho chúng một cái tên để dễ nhớ, điều này sẽ rất hữu ích khi bảng tính được sử dụng bởi nhiều người

7. Kết hợp dữ liệu của nhiều cell thành 1 cell

8. Tăng tốc làm việc trên bảng tính có nhiều sheet

9. Copy nhanh format bằng phím F4

10. Đếm dữ liệu trùng bằng hàm countif

5 tuyệt chiêu cuối đang bận quá nên mình chưa viết chi tiết cách sử dụng, sẽ cố gắng cuối tuần này