Hướng dẫn lập kế hoạch ngân sách công ty chi tiết file Excel

Mọi doanh nghiệp hoặc tổ chức muốn hoạt động bềnh vững và hiệu quả đều cần xây dựng một kế hoạch ngân sách cẩn thận. Tuy nhiên, không phải tất cả nhà quản lý đều có kiến thức cần thiết để lập kế hoạch ngân sách một cách chính xác và toàn diện. Việc thiếu sót trong việc lập kế hoạch ngân sách đã dẫn đến tình trạng thiếu hụt về tài chính, lỗ lãng phí và thậm chí là thua lỗ đối với hàng nghìn doanh nghiệp và tổ chức. Trong bài này dantaichinh.com sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp.

Tổng quan về lập kế hoạch ngân sách

Ngân sách là gì?

Ngân sách (budget) là một kế hoạch tài chính chi tiết, thường bao gồm ước lượng về thu nhập dự kiến và chi phí dự kiến cho một khoảng thời gian nhất định, thường là trong một năm tài chính. Ngân sách thường được sử dụng để:

Dự đoán và lập kế hoạch: Dựa trên thông tin hiện tại và dữ liệu lịch sử để dự báo doanh thu, chi phí, và nguồn lực cần thiết trong tương lai.
Phân bổ tài nguyên: Xác định cách sử dụng tiền và nguồn lực, như nguồn vốn, nhân lực và vật liệu, cho các mục tiêu cụ thể.
Đánh giá hiệu suất: Dùng làm tiêu chí để so sánh giữa kế hoạch và thực tế, giúp đánh giá hiệu suất của tổ chức hoặc các hoạt động cụ thể.

Ngân sách có thể bao gồm nhiều loại, bao gồm ngân sách tổng thể, ngân sách hoạt động, ngân sách dòng tiền, ngân sách tài chính, và nhiều loại khác, mỗi loại có mục tiêu và phạm vi riêng biệt nhằm quản lý tài chính của tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân một cách hiệu quả

Hiện nay, có 5 dạng ngân sách phổ biến:

Ngân sách tổng thể (Master Budget): Bao gồm các ngân sách của từng bộ phận và toàn bộ doanh nghiệp, cung cấp cái nhìn tổng quan cho CEO về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Ngân sách hoạt động (Operating Budget): Là ngân sách ước tính được sử dụng trong quá trình vận hành, giúp dự báo và phân tích chi phí, doanh thu từ các hoạt động hàng ngày của tổ chức hay doanh nghiệp.
Ngân sách dòng tiền (Cash Flow Budget): Được sử dụng để dự báo luồng tiền, xác định số tiền chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
Ngân sách tài chính (Financial Budget): Là ngân sách dựa trên chiến lược để quản lý tài chính, thu chi, dòng tiền để tối ưu hóa nguồn lực và năng suất của doanh nghiệp.
Ngân sách cố định (Static Budget): Đây là loại ngân sách giữ nguyên số liệu cố định, ngay cả khi các yếu tố khác thay đổi như doanh số, lợi nhuận hay tồn kho.

Kế hoạch ngân sách là gì?

Kế hoạch ngân sách là một tài liệu chi tiết mô tả các dự báo tài chính và phân bổ nguồn lực cho một khoảng thời gian nhất định, thường là trong một năm tài chính. Nó bao gồm các dự báo về thu nhập dự kiến, các loại chi phí, cũng như việc quyết định và phân phối nguồn lực tài chính.

Kế hoạch ngân sách thường bao gồm các phần như sau:

Dự báo doanh thu: Dựa trên thông tin lịch sử và dữ liệu thị trường để ước tính doanh thu dự kiến từ các nguồn khác nhau.
Dự báo chi phí: Bao gồm các chi phí khác nhau như chi phí vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, và các chi phí khác.
Kết quả Kinh doanh: Lợi nhuận hoặc lỗ: Kết quả sau khi trừ đi chi phí từ doanh thu. Báo cáo Lợi nhuận và Lỗ lãi: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định.
Dự án đầu tư: Đưa ra các kế hoạch về việc sử dụng nguồn lực cho các dự án đầu tư, bao gồm các kế hoạch mua sắm tài sản cố định hoặc các dự án phát triển.
Dòng tiền: Xác định dòng tiền dự kiến đầu vào và đầu ra để đảm bảo rằng tổ chức có đủ tiền mặt để thực hiện kế hoạch.
Bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán: Hiển thị tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, và thu nhập trong một thời kỳ nhất định.
Báo cáo tài chính khác: Bao gồm các bảng cân đối kế toán, báo cáo lợi nhuận và lỗ lãi, bảng lưu chuyển tiền, và các báo cáo khác để theo dõi và đánh giá tình hình tài chính.

Các yếu tố này cùng nhau tạo thành các mảng quan trọng trong việc quản lý tài chính và định hình chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. Bằng cách theo dõi và quản lý chúng một cách cẩn thận, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả và ổn định. Kế hoạch ngân sách giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp có kế hoạch cụ thể về việc sử dụng tài nguyên và quản lý tài chính để đạt được các mục tiêu kinh doanh và tài chính đã đề ra.

Lợi ích khi lập kế hoạch ngân sách

Lập kế hoạch ngân sách mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp hoặc tổ chức:

1. Định hướng và Mục tiêu rõ ràng:

Xác định mục tiêu: Ngân sách giúp xác định rõ ràng mục tiêu tài chính mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.
Định rõ hướng đi: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng tài chính để đạt được các mục tiêu đó.

2. Quản lý tài chính hiệu quả:

Kiểm soát chi phí: Ngân sách giúp đặt ra giới hạn và quản lý chi phí một cách cẩn thận, giúp doanh nghiệp tránh lãng phí và đảm bảo hiệu quả về chi tiêu.
Dự đoán và Ước lượng: Cung cấp cơ sở cho việc dự đoán thu nhập và chi phí, giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho tương lai.

3. Hỗ trợ ra quyết định:

Quyết định về đầu tư: Ngân sách cung cấp thông tin cho việc quyết định đầu tư, mở rộng hoặc tiến hành các dự án mới.
Lập Ưu tiên: Giúp xác định rõ ràng những hoạt động, dự án hoặc bộ phận nào cần ưu tiên trong việc sử dụng tài chính.

4. Tạo động lực và theo dõi:

Tạo động lực cho nhân viên: Kế hoạch ngân sách là cơ sở để thiết lập các chỉ tiêu hoặc mục tiêu cá nhân cho nhân viên.
Theo dõi và Đánh giá: Cho phép doanh nghiệp theo dõi và đánh giá kết quả thực tế so với kế hoạch, từ đó điều chỉnh cần thiết để đảm bảo mục tiêu được đạt được.

5. Tăng tính dự đoán và ổn định:

Tăng tính dự đoán: Giúp dự đoán và ứng phó với các thay đổi có thể xảy ra trong môi trường kinh doanh.
Tạo ổn định: Tạo nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp, giúp tránh được những tình huống không kiểm soát và lỗ lãng phí.

Kế hoạch ngân sách không chỉ là một công cụ quản lý tài chính mà còn là công cụ quan trọng để định hình chiến lược và phát triển của doanh nghiệp

Các yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch ngân sách

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch ngân sách, bao gồm cả yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

Các yếu tố bên trong doanh nghiệp bao gồm:

Mục tiêu tài chính: Mục tiêu tài chính của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến kế hoạch ngân sách.
Sản phẩm và dịch vụ: Các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp sẽ quyết định doanh thu và chi phí của doanh nghiệp.
Hoạt động kinh doanh: Các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như sản xuất, bán hàng và marketing, sẽ ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp.
Tài sản và nguồn vốn: Tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến khả năng thực hiện kế hoạch ngân sách.
Nhân lực: Năng lực của nhân lực sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện kế hoạch ngân sách.

Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp bao gồm:

Tình hình kinh tế: Tình hình kinh tế, chẳng hạn như lạm phát, lãi suất, sẽ ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí của doanh nghiệp.
Tình hình cạnh tranh: Tình hình cạnh tranh sẽ ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí của doanh nghiệp.
Thay đổi công nghệ: Thay đổi công nghệ sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm, dịch vụ và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Xu hướng thị trường: Xu hướng thị trường, chẳng hạn như xu hướng tiêu dùng, sẽ ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần xem xét tất cả các yếu tố này khi lập kế hoạch ngân sách để đảm bảo kế hoạch phù hợp với tình hình thực tế và đạt được mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số lưu ý khi lập kế hoạch ngân sách:

Lập kế hoạch dựa trên dữ liệu thực tế: Doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu lịch sử và dự báo để lập kế hoạch ngân sách.
Làm cho kế hoạch linh hoạt: Doanh nghiệp cần dự báo các yếu tố bất định để đảm bảo kế hoạch linh hoạt và phù hợp với những thay đổi của thị trường.
Cập nhật kế hoạch thường xuyên: Doanh nghiệp cần cập nhật kế hoạch ngân sách thường xuyên để phản ánh những thay đổi của thị trường và doanh nghiệp.

Lập kế hoạch ngân sách là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu tài chính và phát triển bền vững. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngân sách dựa trên các yếu tố thực tế và linh hoạt để đảm bảo kế hoạch đạt được hiệu quả.

Các phương pháp lập ngân sách tài chính doanh nghiệp hàng năm

Có hai phương pháp chính để lập ngân sách tài chính doanh nghiệp hàng năm:

Phương pháp từ trên xuống

Phương pháp này bắt đầu từ cấp cao nhất của doanh nghiệp, thường là ban giám đốc, sau đó được phân bổ xuống các cấp thấp hơn. Phương pháp này có ưu điểm là giúp doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu tài chính tổng thể và đảm bảo tính nhất quán trong toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có thể dẫn đến tình trạng các cấp dưới không có động lực để thực hiện ngân sách.

Phương pháp từ dưới lên

Phương pháp này bắt đầu từ các cấp thấp hơn, sau đó được tổng hợp lên cấp cao hơn. Phương pháp này có ưu điểm là giúp các cấp dưới tham gia vào quá trình lập ngân sách và có động lực để thực hiện ngân sách. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có thể dẫn đến tình trạng mâu thuẫn giữa các cấp trong quá trình phân bổ ngân sách.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kết hợp cả hai phương pháp trên để tạo ra một kế hoạch ngân sách cân bằng và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số phương pháp cụ thể để lập ngân sách tài chính doanh nghiệp hàng năm:

Phương pháp lập ngân sách theo số liệu quá khứ

Phương pháp này sử dụng dữ liệu thực tế của năm trước để dự báo doanh thu, chi phí và dòng tiền trong năm tới. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản và dễ thực hiện. Tuy nhiên, phương pháp này có thể không chính xác nếu thị trường và doanh nghiệp có nhiều thay đổi.

Phương pháp lập ngân sách theo số liệu 0

Phương pháp này bắt đầu từ số 0 và lập ngân sách dựa trên các mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Phương pháp này có ưu điểm là giúp doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu tài chính và cải thiện hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, phương pháp này có thể khó thực hiện và đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.

Phương pháp lập ngân sách theo kịch bản

Phương pháp này lập ngân sách cho nhiều kịch bản khác nhau, chẳng hạn như kịch bản tốt nhất, kịch bản xấu nhất và kịch bản trung bình. Phương pháp này có ưu điểm là giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho những rủi ro và biến động trong tương lai.

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp lập ngân sách phù hợp với tình hình thực tế và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.

Hướng dẫn lập kế hoạch ngân sách hiệu quả qua 5 bước

Lập kế hoạch ngân sách là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu tài chính và phát triển bền vững. Một kế hoạch ngân sách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:

Xác định mục tiêu tài chính và các biện pháp để đạt được mục tiêu đó.
Kiểm soát chi phí và đảm bảo dòng tiền dương.
Dự báo và ứng phó với rủi ro.
Cải thiện giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Để lập kế hoạch ngân sách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau. Với từng bước này, bạn cần kết hợp với 1 trong những phương pháp lập ngân sách mình đã trình bày bên trên để lên số liệu nhé.

Bước 1: Dự báo doanh thu

Doanh thu là yếu tố quan trọng nhất trong kế hoạch ngân sách. Doanh nghiệp cần dự báo doanh thu theo từng sản phẩm, dịch vụ, thị trường, kênh bán hàng,… để đảm bảo kế hoạch ngân sách phù hợp với mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.

Có nhiều phương pháp dự báo doanh thu, chẳng hạn như:

Phương pháp dựa trên xu hướng lịch sử: Dựa trên doanh thu thực tế trong các năm trước để dự báo doanh thu trong năm tới.
Phương pháp dựa trên khảo sát thị trường: Tiến hành khảo sát thị trường để thu thập thông tin về nhu cầu của khách hàng, đối thủ cạnh tranh,… để dự báo doanh thu.
Phương pháp dựa trên mô hình kinh tế: Sử dụng các mô hình kinh tế để dự báo doanh thu.

Bước 2: Lập ngân sách nguồn vốn và chi phí dự kiến

Nguồn vốn là tổng số tiền mà doanh nghiệp có thể sử dụng để thực hiện kế hoạch ngân sách. Chi phí dự kiến là tổng số tiền mà doanh nghiệp cần chi để thực hiện kế hoạch ngân sách.

Doanh nghiệp cần tính toán chi tiết các khoản chi phí, bao gồm:

Chi phí cố định: Các chi phí không thay đổi theo mức độ sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như tiền thuê nhà, tiền lương nhân viên,…
Chi phí biến đổi: Các chi phí thay đổi theo mức độ sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển,…

Bước 3: Cân đối giữa thu và chi

Sau khi dự báo doanh thu và chi phí dự kiến, doanh nghiệp cần cân đối giữa thu – chi để đảm bảo kế hoạch ngân sách khả thi. Nếu thu không đủ chi, doanh nghiệp cần xem xét điều chỉnh kế hoạch ngân sách cho phù hợp.

Bước 4: Lên kế hoạch dự phòng cho các tình huống phát sinh

Thị trường kinh doanh luôn biến động, do đó doanh nghiệp khó có thể dự báo chính xác các yếu tố bất định, chẳng hạn như tình hình kinh tế, chính trị, xã hội,…

Doanh nghiệp cần dự báo các tình huống thay thế có thể xảy ra, chẳng hạn như thị trường thay đổi, đối thủ cạnh tranh mới xuất hiện,… để phát triển kế hoạch dự phòng.

Bước 5: Thực hiện, theo dõi và điều chỉnh

Sau khi hoàn thành kế hoạch ngân sách, doanh nghiệp cần thực hiện triển khai kế hoạch. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần theo dõi và điều chỉnh kế hoạch ngân sách thường xuyên để đảm bảo kế hoạch phù hợp với tình hình thực tế.

Một số lưu ý khi lập kế hoạch ngân sách hiệu quả

Lập kế hoạch dựa trên dữ liệu thực tế: Doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu lịch sử và dự báo để lập kế hoạch ngân sách.
Làm cho kế hoạch linh hoạt: Doanh nghiệp cần dự báo các yếu tố bất định để đảm bảo kế hoạch linh hoạt và phù hợp với những thay đổi của thị trường.
Cập nhật kế hoạch thường xuyên: Doanh nghiệp cần cập nhật kế hoạch ngân sách thường xuyên để phản ánh những thay đổi của thị trường và doanh nghiệp.

Các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch ngân sách hiệu quả

Các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch ngân sách rất quan trọng để lập và quản lý tài chính hiệu quả trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số công cụ phổ biến và hữu ích:

Goal Seek (Tìm kiếm mục tiêu): Goal Seek là một tính năng trong Microsoft Excel, cho phép người dùng tìm giá trị của một ô cụ thể bằng cách thay đổi giá trị của một ô khác. Công cụ này hữu ích trong lập kế hoạch vì nó giúp tìm ra giá trị cần thiết của một ô để đạt được mục tiêu nào đó. Đây cũng là công cụ mà mình sử dụng rất nhiều khi lập kế hoạch ngân sách.
Scenario Manager (Bộ quản lý tình huống): Công cụ này trong Excel cho phép người dùng tạo ra và quản lý nhiều kịch bản khác nhau dựa trên các giả định khác nhau, giúp đánh giá tác động của những thay đổi này đối với kế hoạch.
Data Table (Xây dựng kịch bản): Data Table trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp lập ngân sách và thực hiện phân tích cụ thể với nhiều giả định khác nhau. Đây thường được sử dụng để tạo các kịch bản khác nhau và xem cách một loạt các giả định có thể ảnh hưởng đến kết quả.
Solver (Bộ giải phương trình): Cũng là một công cụ trong Excel, Solver giúp giải quyết các vấn đề tối ưu hóa và các vấn đề giới hạn bằng cách thay đổi các giá trị để đạt được giá trị tối ưu cho một ô cụ thể dựa trên một tập hợp các ràng buộc.
Dữ liệu trực quan hóa (Data Visualization): Sử dụng các công cụ như biểu đồ, đồ thị, heat map để trực quan hóa dữ liệu tài chính, giúp hiểu rõ hơn về xu hướng và tình hình hiện tại của doanh nghiệp.
Phần mềm dự báo (Forecasting Software): Các phần mềm dự báo cung cấp công cụ để dự báo doanh thu, chi phí, dòng tiền trong tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử và các mô hình dự đoán.
Phần mềm Business Intelligence (BI): Các công cụ BI cung cấp khả năng phân tích sâu hơn về dữ liệu tài chính, giúp hiểu rõ hơn về hiệu suất kinh doanh và các yếu tố ảnh hưởng.

Tất cả các công cụ này đều hỗ trợ trong việc phân tích, dự báo, và tối ưu hóa ngân sách, mỗi công cụ có ưu điểm và cách sử dụng riêng để giải quyết những vấn đề cụ thể trong lập kế hoạch ngân sách.

File excel lập kế hoạch ngân sách

Đây là File excel lập kế hoạch ngân sách mẫu do Dân Tài Chính sưu tầm được có thể hữu ích giúp doanh nghiệp, tổ chức lập kế hoạch ngân sách một cách nhanh chóng và dễ dàng. File excel này bao gồm các bảng tính và công thức tính toán giúp doanh nghiệp dự báo doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong một khoảng thời gian nhất định.

Ưu điểm:

Sử dụng bảng Excel linh hoạt, cho phép theo dõi và thay đổi dữ liệu dễ dàng, cũng như tự động tính toán theo công thức được tạo sẵn.
Cung cấp đầy đủ báo cáo tài chính, tạo ra cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm bức tranh về dòng tiền và nguồn vốn cần để bù đắp.
Có bảng so sánh để thực hiện đánh giá so với dữ liệu của đối thủ cạnh tranh, giúp định vị vị trí của doanh nghiệp trong thị trường.
Cung cấp các chỉ số tài chính quan trọng để đánh giá “sức khỏe” của doanh nghiệp, giúp quản lý hiểu rõ về tình hình tài chính hiện tại.
Cho phép dự báo tài chính với thời hori tối đa 5 năm, giúp doanh nghiệp có cái nhìn dài hạn và xây dựng chiến lược phù hợp.

Nhược điểm:

Có thể gây khó khăn với người sử dụng không thành thạo với Excel hoặc thiếu kiến thức về kế toán tài chính, vì giao diện có thể phức tạp đối với họ.
Yêu cầu việc điều chỉnh thêm để phù hợp với hoạt động cụ thể của doanh nghiệp, vì mẫu không thể hoàn toàn phản ánh đầy đủ mô hình của mọi doanh nghiệp.

Chức năng của file excel lập kế hoạch ngân sách mẫu

File excel lập kế hoạch ngân sách mẫu có thể được sử dụng để lập kế hoạch ngân sách cho các loại ngân sách khác nhau, bao gồm:

Ngân sách doanh thu: Dự báo doanh thu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
Ngân sách chi phí: Dự báo chi phí của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
Ngân sách kết quả kinh doanh: Dự báo lợi nhuận của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
Ngân sách đầu tư tài sản cố định: Dự báo chi phí đầu tư tài sản cố định trong một khoảng thời gian nhất định.
Ngân sách dòng tiền: Dự báo dòng tiền của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
Ngân sách bảng cân đối kế toán: Hiển thị tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, và thu nhập trong một thời kỳ nhất định.
Và các biểu mẫu báo cáo khác

Download: Financial Model

Trên đây Dân Tài Chính vừa chia sẻ đến bạn cách lập kế hoạch ngân sách hiệu quả. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước trên một cách cẩn thận và khoa học để đảm bảo kế hoạch ngân sách được thực hiện hiệu quả và đạt được mục tiêu tài chính.