Trong quá trình làm việc tại công, nhân viên có thể được cử đi công tác làm các nhiệm vụ của doanh nghiệp. Giấy đi đường là căn cứ để các các bộ công nhân viên và người lao động làm thủ tục công tác và thanh toán kinh phí sau khi về doanh nghiệp. Vậy cách viết mẫu giấy đi đường như thế nào và có những lưu ý gì khi viết? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Dân Tài Chính nhé.
1. Giấy đi đường là gì?
Giấy đi đường là một loại văn bản được sử dụng làm căn cứ để cán bộ và người lao động làm các thủ tục cần thiết để đến nơi công tác và thanh toán các kinh phí như phí tàu xe, phí công tác,…sau khi hoàn thành công việc và về doanh nghiệp. Văn bản này sẽ do các doanh nghiệp tự thiết kế, thường là do bộ phận Hành chính lập ra.
Vai trò của giấy đi đường
- Không thể phủ nhận vai trò rất quan trọng của giấy đi đường đối với quá trình công tác. Đây là văn bản có tính hợp pháp và là căn cứ để những người đi công tác nhận được khoản thanh toán, chi trả tài chính của tổ chức doanh nghiệp cho những chi phí họ đã bỏ ra trong chuyến đi công tác.
- Là căn cứ dùng để xác nhận khoảng thời gian mà người đi công tác vắng mặt tại doanh nghiệp, tới nơi lưu trú và đồng thời dùng để xác nhận ngày quay về của đối tượng ấy.
- Khi được nộp kèm theo các loại chứng từ như hóa đơn xác nhận các khoản chi khác (tiền ăn ở, đi lại…), giấy đi đường và các giấy tờ khác sẽ tạo thành bộ thủ tục thanh toán hoàn chỉnh theo đúng như yêu cầu của bộ phận Kế toán để thanh toán cho người đi công tác.
- Trong một số trường hợp, mẫu giấy đi đường còn được dùng để thay thế cho giấy đề nghị tạm ứng; mục đích là để dự trù trước những khoản kinh phí cần thiết cho quá trình công tác. Trên giấy đi đường bao gồm những nội dung như: số tiền tạm ứng; số ngày mà người lao động đi công tác…
Khi viết/lập giấy đi đường, người lập văn bản cần phải chú ý một số điểm sau đây:
- Tên người lao động được cử đi công tác, các mốc thời gian (ngày, tháng, năm), lịch trình công tác, điểm đến, phương tiện công tác phải được liệt kê rõ ràng, cụ thể và chính xác.
- Bất kể trước hay sau khi đi công tác thì các khoản chi tiêu dự tính cũng phải được ghi ra một cách rõ ràng và chi tiết. Giấy đi đường thường được đính kèm cùng với các loại hóa đơn như hóa đơn thanh toán chi phí khách sạn, thanh toán vé máy bay, chi phí ăn uống…để minh chứng cho các chi phí phát sinh trong quá trình công tác và doanh nghiệp mới có thể thanh toán số tiền mà người lao động đã bỏ ra một cách chính xác, không xảy ra sai sót.
- Người lao động sau khi nhận được quyết định cử đi công tác muốn xin giấy đi đường từ bộ phận Hành chính hoặc Kế toán thì phải nêu rõ lý do và xuất trình đầy đủ quyết định về việc cử đi công tác.
- Người được cử đi công tác sẽ nhận được các khoản công tác phí sau khi kế toán duyệt xong văn bản họ đã nộp.
2. Mẫu giấy đi đường mới nhất
Sau khi có lệnh cử cán bộ, người lao động đi công tác, bộ phận hành chính sẽ tiến hành làm thủ tục cấp giấy đi đường. Nếu có nhu cầu ứng tiền tàu xe, công tác phí… người đi công tác mang giấy đi đường đến phòng kế toán làm thủ tục ứng tiền trước. Các thông tin trên giấy đi đường được điền như sau
+ Cột thứ nhất: người lao động điền thông tin về nơi đi và nơi đến đến công tác.
+ Cột thứ hai: người lao động điền rõ thông tin về ngày bắt đầu đi công tác và thời gian đến công tác.
+ Cột thứ ba: Người lao động điền rõ thông tin về phương tiện di chuyển được sử dụng khi đi công tác. Nếu đi phương tiện thuộc sở hữu của cơ quan hay doanh nghiệp thì phải ghi rõ ra, cũng như nếu đi máy bay, xe khách,…thì cũng phải ghi rõ.
+ Cột thứ tư, thứ năm: người lao động điền rõ thông tin về độ dài chặng đường và thời hạn công tác. Ví dụ: 10 ngày.
+ Cột thứ sáu: người lao động ghi rõ lý do lưu trú khi đi công tác. Có thể là: công tác theo yêu cầu,…
+ Cột cuối cùng: người lao động cần có nhiệm vụ liên hệ với bên có thẩm quyền, trách nhiệm nơi người lao động đến công tác để lấy xác nhận, bao gồm cả việc đóng dấu và xin chữ ký.
Giấy đi đường sau khi được hoàn thành sẽ kèm theo các loại chứng từ khác như hóa đơn, chứng từ ăn ở, sinh hoạt, tiếp khách, vé tàu xe, giấy đề nghị thanh toán… xuất trình lại cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp, đơn vị để yêu cầu thanh toán chi phí công tác và sau đó được lưu lại ở phòng Kế toán
Dưới đây là mẫu giấy đi đường theo thông tư 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
Mẫu số: 04 – LĐTL
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
| Đơn vị: Công ty Dân Tài Chính Phường 4, Quận Phú Nhuận, TP HCM | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc =======&======= |
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Số: 01/GĐD
Cấp cho: Nguyễn Trung Dũng
Chức vụ: Phó phòng kinh doanh
Được cử đi công tác tại: Công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng Mạnh Trung
Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số 01 ngày 09 tháng 10 năm 2021
Từ ngày 09 tháng 10 năm 2021 đến ngày 20 tháng 10 năm 2021
| Ngày 09 tháng 10 năm 2021 |
| Người duyệt (Ký, họ tên, đóng dấu) |
Tiền ứng trước 8.000.000 VNĐ
Lương 0 VNĐ
Công tác phí 4.000.000 VNĐ
Cộng 12.000.000 VNĐ
| Nơi đi Nơi đến | Ngày | Phương tiện sử dụng | Độ dài chặng đường | Số ngày công tác | Lý do lưu trú | Chứng nhận của cơ quan (Ký tên, đóng dấu) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Nơi đi: P4, Q. Phú Nhuận, TP HCM Nơi đến: Đường số 1, P. An Hải Bắc, Q Sơn Trà, Đà Nẵng | Ngày đi: 09/10/2021 Ngày đến: 09/10/2021 | Máy bay | 900 km | 10 ngày | Tìm hiểu đối tác | |
| – Vé người : 02 vé | 2.800.000 VNĐ | |||||
| – Phòng nghỉ: 01 vé | 4.000.000 VNĐ | |||||
| 1- Phụ cấp đi đường: 500.000 VNĐ 2- Phụ cấp lưu trú: 2.000.000 VNĐ Tổng cộng ngày công tác: 9.300.000 VNĐ |
Ngày 20 tháng 10 năm 2021
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Duyệt: Số tiền được thanh toán là: 9.300.000 VNĐ
| Người đi công tác (Ký, họ tên) | Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) | Kế toán trưởng (Ký, họ tên) |
Ngoài ra còn có các mẫu giấy đi đường theo TT133, Mẫu C06, các bạn có thể tham khảo thêm và tải về TẠI ĐÂY
Trên đây là một số thông tin về mẫu giấy đi đường mới nhất. Hi vọng qua bài viết các bạn sẽ hiểu rõ hơn về giấy đi đường cũng như những vấn đề liên quan đến thủ tục thanh toán công tác phí cho doanh nghiệp của mình. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy để lại bình luận để Dân Tài Chính giải đáp một cách nhanh nhất nhé.
Để lại một bình luận