Mẫu phiếu nhập kho mới nhất

Ghi phiếu nhập kho là một nghiệp vụ quen thuộc trong các doanh nghiệp giúp việc theo dõi được lượng vật tư, công cụ, hàng hóa trong kho trở nên dễ dàng hơn. Bài viết dưới đây của Dân Tài Chính sẽ hướng dẫn các bạn cách viết phiếu nhập kho theo thông tư 133 và thông tư 200 của Bộ Tài Chính ban hành. Hãy cùng theo dõi nhé. 

1. Phiếu nhập kho là gì? 

Mẫu phiếu nhập kho là biểu mẫu kế toán lập ra nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

Những bộ phận có trách nhiệm liên quan cần phải nắm vững quy trình ghi chép, xuất phiếu nhập kho để đảm bảo sự chính xác, hợp lệ đồng thời tạo thuận lợi cho bộ phận kế toán đối chiếu chứng từ vào cuối kỳ. Muốn quản lý kho hiệu quả, kế toán cần phải ghi chép các thông tin chi tiết về hàng hóa về số lượng hàng nhập xuất, thường xuyên kiểm kê lại hàng hóa trong kho và đối chiếu với phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để đưa ra số liệu chính xác nhất, đảm bảo tính hợp lý cho các chứng từ kế toán.

Quy trình nhập kho hàng hóa đối với doanh nghiệp được thực hiện theo các bước như sau:

• Kiểm tra về hàng tồn kho. Việc kiểm tra này giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng hàng hóa nào trong kho đã hết, loại nào cần và không cần phải nhập thêm. 
• Lên kế hoạch để thông báo với các nhà cung cấp về việc nhập hàng hóa, vật liệu,…Sau khi lên kế hoạch về việc nhập kho thì bộ phận có thẩm quyền sẽ xem xét nội dung yêu cầu nhập kho và phê duyệt. Các doanh nghiệp dựa vào yêu cầu về hàng hóa và quy định riêng về trường hợp bộ phận/ cá nhân nào có thẩm quyền phê duyệt và  thông báo với các bên liên quan.
• Yêu cầu nhập kho hàng hóa với bên bán: việc yêu cầu này tùy vào sự thỏa thuận từ các bên. Kế toán kho tiến hành lập phiếu kho khi có yêu cầu về việc nhập kho. Một số doanh nghiệp sẽ thực hiện lập phiếu nhập kho bởi đơn vị, thủ kho do kế toán kho yêu cầu.
• Việc nhập kho sẽ được hạch toán trong phần mềm riêng về quản lý kho, phiếu nhập kho sẽ lập thành nhiều liên, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 và liên 3 giao cho các bên liên quan.
• Sau khi tiến hành lập phiếu nhập kho thì nhân viên giao hàng sẽ tiến hành giao hàng tới kho của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ có bộ phận kiểm đếm xác nhận về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa.
• Khi phát sinh việc hàng hóa bị hỏng, lỗi hoặc kiểm kê phát hiện thừa thiếu thì thủ kho hoặc kế toán cần lập biên bản gửi tới các bộ phận có trách nhiệm liên quan để xử lý.
• Khi đã hoàn tất việc nhập hàng và trong kho thủ kho và những người liên quan sẽ ký nhận vào biên bản đồng thời ký và ghi rõ họ tên vào phiếu nhập kho. Khi phiếu nhập kho đã đầy đủ hoàn thiện về thông tin, kế toán sẽ dựa vào vào phiếu nhập kho để ghi vào Sổ kho và hạch toán số lượng hàng hóa nhập kho vào sổ kế toán hoặc phần mềm

2. Cách viết phiếu nhập kho

Góc phía trên cùng bên trái của Phiếu nhập kho cần phải ghi rõ tên của đơn vị và bộ phận.

Phiếu nhập kho được sử dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh liên kết hoặc hàng hóa thừa phát hiện trong quá trình kiểm kê.

Khi lập phiếu nhập kho, người lập cần phải ghi chi tiết ngày tháng lập phiếu, số phiếu, cũng như số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất,…của hàng hóa được nhập kho ở các cột A, B, C, D.

Cột 1: Ghi số lượng theo các chứng từ kế toán (ghi theo hóa đơn hoặc lệnh nhập).

Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho. Thông thường số lượng theo chứng từ ở cột 1 sẽ bằng số lượng thực nhập ở cột 2, nhưng nếu hàng không về đủ, hoặc số lượng thực nhập khác như: hư hỏng trả lại người bán, hàng hóa thừa thì cột 1 và cột 2 sẽ khác nhau, do vậy kế toán chú ý ghi đúng số lượng của 2 cột này.

Cột 3,4,: Kế toán ghi đơn giá (tùy theo quy định của đơn vị) và tính ra số tiền của từng loại vật tư, dụng cụ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thực nhập (bằng đơn giá nhân số lượng)

Dòng cộng: Cộng tổng số tiền của các loại vật tư nhập cùng một phiếu nhập kho.

Dòng số tiền viết bằng chữ: Diễn giải tổng số tiền trên Phiếu nhập kho chi tiết bằng chữ.

Đối với hàng hóa, vật tư mua ngoài, phiếu nhập kho được lập thành 2 liên và 3 liên đối với vật tư tự sản xuất nhập kho. Liên 1 lưu lại nơi lập phiếu, thủ kho giữ liên 2 (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) để ghi vào Thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán. Liên 3 (nếu có) đưa cho người mua hàng.

Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133/2016/TT-BTC

Tải về TẠI ĐÂY

Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Tải về TẠI ĐÂY

Trên đây là mẫu phiếu nhập kho mới nhất theo thông tư 133 và thông tư 200. Phiếu nhập kho có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp giúp kiểm soát chính sác số lượng hàng hóa từ đó có những phương án, giải pháp kịp thời cho hệ thống kho hàng. Quý độc giả hãy truy cập Dân Tài Chính mỗi ngày để tham khảo thêm các bài viết hữu ích về các lĩnh vực tài chính, kế toán, thuế,…nhé!