Sổ quỹ tiền mặt là một mẫu sổ được sử dụng khá thường xuyên để theo dõi tình hình thu chi và tồn quỹ bằng tiền mặt của một đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Sau đây Dân Tài Chính xin gửi tới các bạn một số mẫu sổ quỹ mới nhất theo thông tư ban hành của Bộ Tài Chính.
1. Sổ quỹ tiền mặt là gì?
Sổ quỹ tiền mặt là sổ thường được thủ quỹ và kế toán sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp theo các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các kỳ kế toán.
Mục đích của Sổ quỹ tiền mặt
Thủ quỹ và kế toán nắm được tình hình biến động tăng, giảm của tiền mặt thông qua việc theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt phát sinh trong kỳ
Định kỳ, dễ dàng đối chiếu số liệu giữa số tiền thực tế trong quỹ và số tiền được ghi trên số; số tiền trên sổ và số tiền trên các phần mềm kế toán, đảm bảo số liệu chính xác, tránh trường hợp thất thoát tiền.
Những kiến thức cơ bản cần khi ghi chép sổ quỹ tiền mặt
Khi có các phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu chi tiền mặt trong kỳ kế toán thì thủ quỹ chịu trách nhiệm ghi chép lại vào sổ quỹ tiền mặt. Bên cạnh đó thủ quỹ cũng chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt, nhập xuất tiền khi có yêu cầu.
Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm tra quỹ tiền mặt thực tế còn trong két, tiền phải được sắp xếp gọn gàng theo mệnh giá và không được để tiền cá nhân vào hay mang tiền ra khỏi cơ sở. Khi đối chiếu tiền với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt nếu có phát sinh chênh lệch cần phải kiểm tra lại để xác định rõ nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Trước khi ra về thủ quỹ cần khóa sổ và ký vào sổ quỹ.
Trong quá trình kiểm tra đối chiếu thông thường kế toán hạch toán theo phương pháp kế toán dồn tích còn thủ quỹ ghi nhận thu chi tiền theo phương pháp kế toán tiền. Do vậy sẽ có thể phát sinh các chênh lệch, kế toán và thủ quỹ cần lưu ý điều này.
Khi thực hiện ghi nhận các khoản thu chi vào sổ quỹ, thủ quỹ phải kiểm tra đầy đủ các phiếu thu, phiếu chi, kiểm tra xem các chứng từ có hợp lệ hay không mới tiếp nhận. Khi có đầy đủ phiếu phu, phiếu chi và chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập xuất quỹ hợp lệ theo quy định thì mới được phép tiến hành nhập, xuất quỹ.
Kế toán có trách nhiệm ghi chép hằng ngày đối với sổ kế toán quỹ tiền mặt. Việc ghi chép được thực hiện liên tục theo trình tự phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, nhập xuất quỹ tiền mặt và ngoại tệ, bên cạnh đó còn có trách nhiệm tính toán số lượng tồn quỹ tại các thời điểm.
Kế toán, đặc biệt là kế toán tiền là một ngành nghề đòi hỏi tính cẩn thận cao. Chính vì vậy mà thủ quỹ và kế toán quỹ tiền mặt cần đặc biệt lưu ý những điều trên để tránh những sai sót không đáng có trong quá trình làm việc.
2. Cách ghi mẫu sổ quỹ tiền mặt
Sổ quỹ tiền mặt mở cho thủ quỹ thì mỗi quỹ dùng một sổ hay một số trang sổ. Đối với kế toán chi tiết quỹ tiền mặt sẽ mở sổ là “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”. Tương ứng với 1 sổ của thủ quỹ sổ chi tiết quỹ tiền mặt của kế toán được ghi song song.
Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, Phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương ứng.
– Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ.
– Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi được lập
– Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
– Cột E: Diễn giải ngắn gọn nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi liên quan
– Cột 1: Số tiền được nhập quỹ.
– Cột 2: Số tiền đã xuất quỹ.
– Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải đúng với số tiền mặt trong két mà thủ quỹ kiểm kê được.
Ở đầu trang, cần ghi cộng số trang trước chuyển sang. Khi hết trang, cần cộng số lũy kế của trang để chuyển sang trang sau.
Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” với “Sổ quỹ tiền mặt” của thủ quỹ, sau đó tiến hành ký xác nhận vào cột G. Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt do kế toán chi tiết quỹ tiền mặt lập, có thêm cột F “Tài khoản đối ứng” để phản ánh số hiệu Tài khoản đối ứng với từng nghiệp vụ ghi Nợ, Có của Tài khoản 111 “Tiền mặt”.
| Đơn vị: Công ty DTC | Mẫu số S07-DN |
| Địa chỉ: Q. Phú Nhuận, TP HCM | (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) |
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Loại quỹ: Tiền mặt – Tiền Việt Nam
Tháng 10/2020
| Ngày, tháng ghi sổ | Ngày, tháng chứng từ | Số hiệu | chứng từ | Diễn giải | Số tiền | Ghi chú | ||
| Thu | Chi | Thu | Chi | Tồn | ||||
| A | B | E | 1 | 2 | 3 | G | ||
| Số dư đầu kỳ | 140.235.000 | |||||||
| Số phát sinh trong kỳ | ||||||||
| 01/10/2021 | 01/10/2021 | PT001 | Nguyễn Thị Lan rút tiền gửi nhập quỹ | 30.000.000 | 170.235.000 | |||
| 03/10/2021 | 03/10/2021 | PC001 | Chi tiền mua văn phòng phẩm | 1.500.000 | 168.735.000 | |||
| 10/10/2021 | 10/10/2021 | PC002 | Tạm ứng tiền đi công tác cho Nguyễn Việt Anh | 8.000.000 | 160.735.000 | |||
| 12/10/2021 | 12/10/2021 | PT002 | Thu nốt tiền công nợ công ty Hà Lan | 14.500.000 | 175.235.000 | |||
| 15/10/2021 | 15/10/2021 | PC003 | Trả tiền vận chuyển cho công ty Đức An | 3.000.000 | 172.235.000 | |||
| 20/10/2020 | 20/10/2020 | PC004 | Thanh toán tiền điện tháng 9/2021 | 3.200.000 | 169.035.000 | |||
| Cộng phát sinh | 44.500.000 | 15.700.000 | ||||||
| Số dư cuối kỳ | 169.035.000 |
– Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang …
– Ngày mở sổ: …
| Ngày….. tháng…. năm ……. | ||
| Người ghi sổ (Ký, họ tên) | Kế toán trưởng Ký, họ tên) | Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) |
Tải Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200: WORD, EXCEL
Tải Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 133: WORD, EXCEL
Tải Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 107: WORD
Trên đây là mẫu sổ quỹ tiền mặt mới nhất theo các thông tư do Bộ Tài chính ban hành. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy để lại bình luận để Dân Tài Chính giải đáp một cách nhanh nhất nhé.
Để lại một bình luận