Viết sai hoá đơn và cách xử lý

Viết sai hoá đơn xảy ra khá thường xuyên đối với kế toán xuất hoá đơn. Việc viết sai hoá đơn có thể do lỗi bất cẩn, cũng có thể do thông tin người mua cung cấp không chính xác. Vậy làm thế nào để xử lý những hoá đơn bị viết sai này cho đúng luật thuế? Những chỉ tiêu nào trên hoá viết sai được làm biên bản điều chỉnh hoá đơn, xuất hoá đơn điều chỉnh, chỉ tiêu nào sai phải thu hồi huỷ hoá đơn? Bạn xem bài viết bên dưới mình sẽ hướng dẫn cách xử lý từng tình huống khi viết sai hoá đơn nhé

• Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống
• Hóa đơn bị viết sai đã xé khỏi cuốn nhưng chưa giao cho khách hàng
• Hóa đơn bị viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai
• Hóa đơn viết sai đã giao cho khách và đã kê khai thuế
• Xử lý hóa đơn điện tử lập sai

Khi hóa đơn bị viết sai các thông tin như: Viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng, sai tên Công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai số tiền bằng chữ, sai tên người mua hàng…theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119, Thông tư 26.

Thời điểm phát hiện	Cách xử lý
1. Viết sai hoá đơn nhưng chưa xé khỏi cuống	– Gạch chéo các liên – Xuất hóa đơn mới
2. Hoá đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách	– Gạch chéo các liên – Xuất hóa đơn mới
3. Hoá đơn viết sai đã giao cho khách nhưng chưa kê khai	– Lập biên bản thu hồi hóa đơn – Xuất hóa đơn mới thay thế
4. Hoá đơn viết sai đã giao cho khách nhưng đã kê khai	– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn – Xuất hóa đơn điều chỉnh (ko phải hóa đơn mới)

Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
(Theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC)

Bạn lưu ý là nguyên tắc của xuất hoá đơn là không có chỉnh sửa nên khi viết sai bất cứ tiêu thức nào cũng phải ưu tiên thay thế bằng hoá đơn mới, ngoại trừ hoá đơn đó đã được các bên kê khai thì sẽ được xử lý theo các tình huống sau:

Viết sai hoá đơn nhưng chưa xé khỏi cuống

Khi viết sai hoá đơn cho dù là sai tiêu thức nào (Sai ngày tháng, sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, sai tổng tiền ….) nhưng chưa xé khỏi cuống thì cũng xử lý bằng cách huỷ hoá đơn và thay thế hoá đơn mới:

Bước 1: Gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó.
Bước 2: Lập lại hóa đơn mới thay thế cho hoá đơn bị gạch chéo là xong.

Hóa đơn bị viết sai đã xé khỏi cuốn nhưng chưa giao cho khách hàng

Khi hóa đơn bị viết sai đã xé khỏi cuốn nhưng chưa giao cho khách hàng thì không phân biệt viết sai chỉ tiêu nào, bạn cũng xử lý bằng cách thay thế hoá đơn mới nhé.
Bước 1: Gạch chéo 3 liên của hóa đơn viết sai đó.
Bước 2: Kẹp lại vào quyển hóa đơn (Nhớ là phải gạch chéo và lưu trữ để sau này giải trình).
Bước 3: Lập lại hóa đơn mới.

Hóa đơn bị viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai

Hóa đơn bị viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thì không phân biệt thông tin nào bị viết sai, bạn cũng xử lý bằng cách thu hồi háo đơn sai và thay thế hoá đơn mới nhé.

Bước 1: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai (không phải lập biên bản hủy hóa đơn).

Mẫu tải về tại đây: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn mới nhất

Bước 2: Lập lại hóa đơn mới, (Lập vào ngày hiện tại nhé và hai bên dung hóa đơn mới để khai thuế)

Chú ý: Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hoá đơn lập sai đó. (Có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình)

Hóa đơn viết sai đã giao cho khách và đã kê khai thuế

Khi hoá đơn viết sai đã có ít nhất một bên kê khai, cho dù chỉ tiêu sai có ảnh hưởng đến tiền hàng và tiền thuế GTGT hay không thì phải lập biên bản điều chỉnh hoá đơn và xuất hoá đơn điều chỉnh

Cách xử lý nếu hóa đơn viết sai ngày tháng, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn vị tính…không ảnh hưởng đến số tiền

Bước 1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai theo mẫu: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu…

VD: Điều chỉnh mã số thuế của hóa đơn số … ký hiệu …. ngày tháng …từ … thành….

Kê khai thuế: Hiện tại trên phần mềm HTKK đã bỏ các phụ lục nên những hóa đơn điều chỉnh như này (Hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế) thì các bạn không cần phải kê khai trên Tờ khai 01/GTGT, mà chỉ cần lưu cùng với hóa đơn sai để sau này giải trình.

VD: Ngày 10/02/2020 Dân Tài Chính xuất hóa đơn số 000130, ký hiệu TC20P và hóa đơn đó đã kê khai vào Qúy 1/2020.
– Đến ngày 11/04/2020 thì phát hiện bị sai mã số thuế. (Các lỗi sai khác, các bạn cũng xử lý như sau nhé)

Cách xử lý:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (mẫu như trên)
– Lập hóa đơn điều chỉnh cụ thể như sau:

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:TC/20P Liên 1: Lưu                                  Số:  0000150 Ngày 11 tháng 04 năm 2020 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dân Tài Chính Mã số thuế: 3501399101 Địa chỉ: Tổ 6, khu phố Vạn Hạnh, phường Phú Mỹ, thị xã Phú Mỹ, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
Điện thoại: 0254691169 .Số tài khoản: 0081000188999
Họ tên người mua hàng: Phạm Hải Đang Tên đơn vị: Công ty TNHH Hải Đăng Mã số thuế: 3501257357 (Ghi lại MST đúng) Địa chỉ: 110 Cách Mạng Tháng Tám, thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
Hình thức thanh toán:..CK……….Số tài khoản: 0081000188123
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	2	3	4	5	6=4×5
01	Điều chỉnh mã số thuế người mua của hóa đơn số 000130, ký hiệu TC20P, ngày 10/02/2020 từ 3501257355 thành 3501257357	\	\	\	\
Cộng tiền hàng:                                          \
Thuế suất GTGT:    \     %  , Tiền thuế GTGT:                                             \
Tổng cộng tiền thanh toán:                                                 \ Số tiền viết bằng chữ:         \

Kê khai thuế: Không cần kê khai hóa đơn điều chỉnh này vì không có giá trị tiền hàng và tiền thuế (Vì trên phần mềm HTKK đã bỏ các phụ lục nên các bạn chỉ cần lưu lại cùng với hóa đơn viết sai, biên bản điều chỉnh để sau này giải trình)

Cách xử lý hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá, thành tiền … ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế

Bước 1: – Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai,
Bước 2: – Người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Khi kê khai: Kê khai vào kỳ hiện tại: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê.

VD: Ngày 10/02/2020 bạn xuất hóa đơn số 000130, ký hiệu TC20P và hóa đơn đó đã kê khai vào Qúy 1/2020.
– Đến ngày 11/04/2020 bạn phát hiện bị sai tiền thuế. (Cụ thể: Số tiền thuế đúng phải là 1.100.000, nhưng trên hóa đơn viết sai là 1.000.000 -> Như vậy phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng thêm 100.000)

Cách xử lý:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (mẫu như trên)
– Lập hóa đơn điều chỉnh cụ thể như sau:

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:TC/20P Liên 1: Lưu                                  Số:  0000155 Ngày 11 tháng 04 năm 2020 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dân Tài Chính Mã số thuế: 3501399101 Địa chỉ: Tổ 6, khu phố Vạn Hạnh, phường Phú Mỹ, thị xã Phú Mỹ, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Điện thoại: 0254691169 .Số tài khoản: 0081000188999 Họ tên người mua hàng: Phạm Hải Đang Tên đơn vị: Công ty TNHH Hải Đăng Mã số thuế: 3501257357 Địa chỉ: 110 Cách Mạng Tháng Tám, thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Hình thức thanh toán:..CK……….Số tài khoản: 0081000188123
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	2	3	4	5	6=4×5
01	Điều chỉnh tăng số tiền thuế của hóa đơn số 000130, ký hiệu TC20P, ngày 10/02/2020 từ 1000.000 thành 1.100.000	\	\	\	\
Cộng tiền hàng:                                             \
Thuế suất GTGT:    \     %  , Tiền thuế GTGT:                                           100.000
Tổng cộng tiền thanh toán:                                                                          100.000 Số tiền viết bằng chữ:         Một trăm nghìn đồng chẵn.

Kê khai thuế: Kê khai hóa đơn điều chỉnh đó vào quý 2/2020 (Vì hóa đơn điều chỉnh ngày 11/04/2018). Kê khai vào cột: Thuế GTGT: 100.000. Cột doanh thu hoặc giá trị hàng hóa mua vào bằng 0.

– Hóa đơn điều chỉnh tăng thì các bạn kê khai như hóa đơn bình thường.

Xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo công văn 2296 của Tổng cục thuế

Căn cứ theo Công văn 2296/TCT-DNL ngày 06/6/2019 của Tổng cục thuế về việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai:

“Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập cho khách hàng sau đó phát hiện sai sót theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì Ngân hàng TNHH Indovina và khách hàng lập văn bản xác nhận sai sót bằng giấy có chữ ký người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định pháp luật về ủy quyền của người mua và người bán.

-> Ngân hàng TNHH Indovina lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

Hiện nay, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định về hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và Tổng cục Thuế đang xây dựng Thông tư hướng dẫn Nghị định số 119/2018/NĐ-CP nêu trên. Đề nghị Ngân hàng thực hiện theo hướng dẫn tại công văn này cho đến khi có văn bản hướng dẫn mới.”

Theo diều 9 Thông tư 32 hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập

“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.
-> Nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
-> Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
-> Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.
-> Sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
-> Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
-> Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
-> Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Như vậy: Việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai vẫn thực hiện theo hướng dẫn nêu trên, chờ đến khi có văn bản hướng dẫn mới của Bộ tài chính.

– Các bạn có thể thấy việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai cũng không khác gì việc xử lý hóa đơn giấy lập sai nêu trên. Trường hợp 1 thay bằng việc lập biên bản thu hồi đối với hóa đơn giấy -> thì hóa đơn điện tử sẽ lập biên bản hủy.

Trên đây mình đã hướng dẫn bạn cách xử lý một số trường hợp khi viết sai hoá đơn. Đây không phải tất cả các tình huống nên nếu bạn gặp trường hợp nào mà không biết cách xử lý thì cứ comment bên dưới mình sẽ hỗ trợ nhé.